"¿En qué etapa real se encuentra este CFDI?"

"¿Quién debe revisarlo, aprobarlo o pagarlo?"

"¿Cómo comunico el estatus a mi proveedor o cliente sin correos ni llamadas?"

En la operación diaria de cualquier empresa, no basta con saber que un CFDI existe. Es indispensable entender en qué etapa se encuentra, quién es responsable, qué acciones faltan y qué decisiones ya fueron tomadas.

Sin una herramienta adecuada, estos flujos suelen manejarse con:

Correos
Hojas de cálculo
Mensajes internos
Procesos informales

Lo que provoca pérdida de control, reprocesos y errores operativos.

¿Cómo te ayuda Bily?

Bily incluye un sistema flexible de clasificación y flujos de trabajo, basado en:

Estatus personalizados
Etiquetas múltiples personalizadas
Observaciones internas o públicas

Estos elementos permiten adaptar la plataforma a la realidad operativa de cada negocio, sin imponer flujos rígidos ni predefinidos.

¿Qué puedes identificar, lograr o prevenir con clasificación y flujos de trabajo?

Con esta funcionalidad podrás:

Reflejar etapas reales del proceso más allá del estatus fiscal del SAT
Asignar responsables y mejorar el seguimiento interno
Evitar pérdida de contexto y reprocesos por comunicación dispersa
Centralizar decisiones y acuerdos en el histórico del CFDI
Convertir la clasificación en una base para automatización mediante políticas

¿Qué hace este servicio?

El servicio de clasificación y flujos de trabajo permite organizar, dar seguimiento y coordinar acciones sobre los CFDI mediante:

Un estatus activo por CFDI, definido por el usuario
Etiquetas múltiples para clasificación transversal
Observaciones internas o públicas para seguimiento y comunicación

Estos elementos permiten reflejar el estado real del CFDI más allá de su estatus fiscal.

¿Cómo funciona la clasificación en Bily?

Una vez que un CFDI es emitido o integrado en la plataforma, Bily permite:

Asignar un estatus activo al CFDI
Agregar una o varias etiquetas
Registrar observaciones asociadas al comprobante
Actualizar la clasificación conforme avanza la operación

Cada cambio queda registrado y disponible para seguimiento posterior.

Estatus personalizados: el flujo de tu operación

Cada CFDI puede contar con un estatus activo, definido completamente por el usuario.

Ejemplos comunes:

Pendiente por revisar
En validación
Aprobado
En disputa
Esperando pago
Pagado
Rechazado
Conciliado
Materializado

Los estatus permiten:

Reflejar etapas reales del proceso
Asignar responsabilidades
Controlar aprobaciones internas
Facilitar el seguimiento operativo

Etiquetas personalizadas: clasificación libre y flexible

Además del estatus, cada CFDI, contacto, servicio o producto puede contar con múltiples etiquetas, lo que permite clasificaciones transversales.

Ejemplos de etiquetas:

Gasto recurrente
Proyecto X
Pago parcial
Urgente
Auditoría
Proveedor crítico

Las etiquetas permiten:

Agrupar información sin afectar el flujo
Crear filtros avanzados
Generar reportes personalizados
Analizar la operación desde distintos ángulos

Observaciones internas y públicas

Los estatus, etiquetas y observaciones pueden configurarse como:

Internos (solo visibles para la empresa)
Públicos (visibles para clientes o proveedores)

Esto permite utilizar Bily como un canal de comunicación operativo, por ejemplo:

Informar a un proveedor que su CFDI está en revisión
Indicar a un cliente que una factura está pendiente de pago
Compartir observaciones sin correos ni llamadas

Todo queda centralizado y documentado.

Flujos de trabajo internos y colaborativos

La clasificación mediante estatus y etiquetas permite construir flujos de trabajo internos, alineados a la estructura real de la empresa.

Por ejemplo:

Un usuario recibe el CFDI
Otro usuario lo revisa
Un tercero autoriza el pago
Un área administrativa ejecuta la acción

Cada paso queda reflejado directamente en el histórico del CFDI, evitando confusiones y pérdida de contexto, además puede ser compartido con clientes y proveedores ya que se integra automáticamente con el Portal de proveedores y clientes

Clasificación más allá del CFDI

El sistema de estatus y etiquetas no se limita únicamente a los comprobantes.

También puede aplicarse a:

Contactos (clientes y proveedores)
Productos o servicios

Esto permite:

Clasificar proveedores por riesgo, tipo o prioridad
Etiquetar productos por línea, proyecto o naturaleza fiscal
Aplicar reglas y políticas basadas en estas clasificaciones

Integración con políticas y automatización

La clasificación y los flujos de trabajo se integran directamente con el motor de Políticas y Cumplimiento de Bily.

Esto permite:

Ejecutar acciones automáticas al asignar un estatus
Disparar notificaciones al agregar una etiqueta
Bloquear operaciones según la etapa del CFDI
Automatizar decisiones repetitivas

La clasificación deja de ser solo informativa y se convierte en una herramienta de automatización.

Aplica para CFDI emitidos y recibidos

La clasificación y los flujos de trabajo aplican de forma transversal a:

CFDI emitidos (ventas y cuentas por cobrar)
CFDI recibidos (gastos y cuentas por pagar)

Independientemente del método de integración utilizado:

Timbrado
Sincronización SAT
Carga directa

Sin configuración técnica obligatoria

Puedes comenzar a utilizar estatus y etiquetas desde el primer día.

No es obligatorio:

Crear políticas
Configurar automatizaciones
Definir reglas complejas

La plataforma crece contigo, desde clasificación básica hasta flujos avanzados completamente automatizados.

¿Cómo se administra dentro de Bily?

Desde el Panel (Dashboard)

Dentro de tu Panel podrás:

Asignar y modificar estatus
Agregar etiquetas
Registrar observaciones
Filtrar CFDI por estatus o etiquetas
Visualizar el flujo operativo de cada comprobante
Dar acceso a un portal compartido para tus clientes/proveedores como canal de comunicación

Consulta el Manual de operación Emisión - Consulta CFDI

Consulta el Manual de operación Catálogos - Estatus

Consulta el Manual de operación Catálogos - Etiquetas

Desde la API REST

Vía API REST puedes:

Consultar estatus y etiquetas
Asignarlos o modificarlos programáticamente
Filtrar comprobantes por clasificación
Integrar flujos con sistemas externos

Consulta la Referencia API Emisión para la gestión de estatus, etiquetas y observaciones en comprobantes emitidos.

Consulta la Referencia API Recepción para la gestión de estatus, etiquetas y observaciones en comprobantes emitidos.

Un flujo que se adapta a tu negocio

Cada empresa opera distinto. Bily no impone procesos, los habilita.

La clasificación y los flujos de trabajo te permiten reflejar tu realidad operativa, mejorar la comunicación y automatizar decisiones, todo desde un mismo lugar.